Rejoignez l’équipe qui crée les principaux événements du Canada

Depuis plus d’une décennie, Embrase organise certaines des meilleures conférences au monde. Qu’il s’agisse de tracer la voie du gouvernement numérique, d’accélérer la croissance des startups ou d’aider les entreprises à se réinventer, nous organisons des événements sur l’innovation – et des événements qui innovent. Mais nous sommes plus que des événements. Nous représentons l’intersection, l’interaction et l’itération. Nous trouvons de vrais experts qui racontent de vraies histoires. Nous bouleversons la norme. Nous surprenons et nous émerveillons. Les gens participent en raison de la dernière édition, mais quittent en se vantant de cette année. Qu’il s’agisse de témoignages éducatifs ou inspirants, de conseils avisés ou d’idées nouvelles, nos événements rassemblent les gens pour une formation indispensable et des échanges authentiques.

Postes à combler

Gestionnaire d’événements senior

Temps plein à compter de février 2023 | Montréal et à distance | Échelle salariale : 70 000-80 000 $

La gestion d’événements chez Embrase exige une bonne attitude, une attention impeccable aux détails, une bonne communication et une capacité à appréhender et gérer la globalité de tous nos événements. Le candidat retenu abordera les défis avec positivité et un esprit de résolution de problèmes. Il s’agit d’un bon communicateur, capable de transmettre des directives et des informations claires et concises, d’inspirer et de diriger une équipe et de s’assurer que toutes les échéances sont respectées et bien exécutées.

Vous apprécierez de travailler avec une équipe énergique et enthousiaste et certains des fondateurs, universitaires et fonctionnaires les plus brillants de la planète. Vous organiserez des événements de classe mondiale dans des lieux emblématiques. Vous bénéficierez également d’un environnement de travail flexible qui combine conférences sur le terrain, travail d’équipe au bureau et travail à domicile.

Exigences

Le candidat retenu proposera des moyens d’améliorer les activités et jouera un rôle actif dans la croissance de l’organisation et la simplification de l’efficacité des processus utilisés par l’organisation.

Pour postuler à ce poste, vous devez détenir :

  • Un minimum de 5 ans d’expérience dans la gestion d’événements.
  • Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
  • Souci du détail, avec un état d’esprit axé sur les processus et une organisation sans faille.
  • La capacité de créer et de respecter un calendrier de tâches et de les mener à bien.
  • La capacité d’avoir une vue d’ensemble et de coordonner avec les différentes parties prenantes pour garantir le respect des délais et la mise en place des processus. 
  • Connaissance d’une variété de plateformes techniques :
    • Systèmes de gestion des tâches (Slack, Wrike)
    • La suite Google (Calendar, Mail, Docs, Hangouts, et Sheets)
    • Plateformes d’inscription (Eventbrite, Tito) et de paiement (Stripe, Square)

En outre, le candidat idéal devra :

  • Être une personne orientée vers les solutions, avec une excellente attitude et une forte éthique de travail.
  • Avoir l’esprit d’équipe.
  • Apprendre rapidement.
  • Faire preuve d’initiative.
  • Apprécier les processus et aimer chercher des moyens de les optimiser.
  • Posséder une compréhension des écosystèmes de startups ; de la transformation numérique ; de l’innovation ; et de la façon dont les organisations se développent et changent.

Tâches et responsabilités

Vous aurez plusieurs responsabilités clés qui relèvent de la gestion d’événements. Il s’agit notamment de la gestion des processus pour l’équipe et ses activités, de la planification et de la gestion des ressources, de la mise en place et de l’exploitation des événements et de l’inscription aux événements.

Gestion de projets :

  • Planification et définition de la portée des nouveaux projets (estimations de temps et de coûts).
  • Création de calendriers et de cadres de projet qui peuvent être partagés et communiqués facilement (organigrammes, diagrammes de GANTT, calendriers, etc.).
  • Veiller à ce que la répartition des tâches soit claire et attribuée.
  • Créer des gabarits de tâches dans Wrike au besoin.
  • Créer les ordres du jour des réunions hebdomadaires de l’équipe et diriger les réunions.
  • Signalez toute information contradictoire et conciliez les incohérences.
  • Tenir les membres de l’équipe responsables des engagements pris et s’assurer qu’ils utilisent Wrike pour suivre les délais et les progrès.
  • Travailler avec des fournisseurs, des clients, des commanditaires ou des associés pour coordonner et organiser leurs événements spéciaux.
  • Définir la portée des projets.
  • Assurer le suivi des prestations, du budget et de la facturation.

Surveiller et signaler les progrès / problèmes :

  • Rendre compte de la progression du projet/programme.
  • Faire le suivi d’un projet et enquêter sur les délais dépassés / identifier les besoins de soutien des employés / signaler les problèmes.

Planification des ressources :

  • S’assurer que toutes les ressources sont gérées correctement / utilisées efficacement.
  • Réduire les effectifs lorsqu’on a besoin de moins de personnel / faire appel à une main-d’œuvre saisonnière lorsque cela est nécessaire.
  • Budgétisation / gestion des besoins de personnel saisonnier.
  • Veiller à la préparation des contrats.

Environnement de travail

Bien qu’il soit impossible de prévoir exactement comment se déroulera une semaine de travail, votre temps se répartira probablement comme suit :

  • 20 % de réunions et de documentation.
  • 70 % sur les processus, la planification et l’exécution.
  • 10 % sur autres choses.

Pendant les heures de travail, vous devez être généralement disponible sur Slack, Wrike, et par téléphone/vidéoconférence si nécessaire. Nous avons fixé le lundi et le mercredi comme étant des jours de réunion, et nous travaillons actuellement à distance en tant qu’équipe. Le bureau (1361-2 avenue Greene à Westmount) reste disponible pour les employés qui préfèrent travailler à partir d’un bureau, et à l’occasion l’équipe se réunira en personne pour des réunions et des séances de brainstorming. Le gestionnaire d’événements devrait idéalement commencer à travailler au bureau pour se familiariser avec les systèmes et les processus et, une fois qu’il aura bien compris le déroulement des opérations, il aura la possibilité de travailler de chez lui ou du bureau selon les besoins.

Autres détails

Matériel

Nous vous fournirons un ordinateur dédié qui restera la propriété de l’organisation. Des ressources supplémentaires liées au poste seront fournies si nécessaire.

Objectifs

Vous serez évalué en fonction de :

  • Votre capacité à réaliser des projets dans le respect des délais, du budget et de la satisfaction des parties prenantes.
  • Votre capacité à communiquer clairement avec une équipe, et à résoudre des problèmes par vous-même.
  • Votre jugement en matière d’équilibre entre la qualité, la rapidité et le coût en fonction des objectifs de l’entreprise.

Vacances et avantages

Il s’agit d’un poste à temps plein dans la province de Québec. Il comprend 3 semaines de vacances payées, plus les jours fériés convenus par l’organisation de temps à autre. Lors d’événements, on peut s’attendre à ce que vous soyez sur place, et vous devez être en mesure de voyager avec un passeport valide si nécessaire. Étant donné que l’équipe peut être appelée à voyager, Embrase a mis en place une politique de vaccination COVID obligatoire pour tous les employés à temps plein.

Nous disposons d’un programme de répartition des bénéfices auquel les employés participent en fonction de l’ancienneté du poste et du temps passé au sein de l’organisation, structuré de manière similaire à un plan d’options. Notre objectif est que tous ceux qui contribuent à un événement bénéficient de son succès d’une manière claire et équitable. De plus amples détails sur cette rémunération, ainsi que des informations supplémentaires sur nos systèmes et programmes, sont disponibles sur présentation d’un formulaire de non-divulgation approprié.


Coordinateur(trice) d’événements

Temps plein à compter de février 2023 | Montréal et à distance | Échelle salariale : 45 000-55 000 $

La coordination d’événements pour Embrase exige une bonne attitude, une attention impeccable aux détails, une bonne communication et une capacité à jongler avec de nombreuses tâches simultanément. Le candidat retenu abordera les défis avec positivité et un esprit de résolution de problèmes. Il s’agit d’un bon communicateur, capable de respecter les délais et de mener les tâches à terme. 

Vous apprécierez de travailler avec une équipe énergique et enthousiaste et certains des fondateurs, universitaires et fonctionnaires les plus brillants de la planète. Vous organiserez des événements de classe mondiale dans des lieux emblématiques. Vous bénéficierez également d’un environnement de travail flexible qui combine conférences sur le terrain, travail d’équipe au bureau et travail à domicile.

Exigences

Le candidat retenu appréciera le travail multitâche au sein d’une petite équipe non hiérarchisée.

Pour postuler à ce poste, vous devez détenir :

  • Des compétences en matière de gestion du temps robustes.
  • Une attitude positive et un excellent esprit d’équipe.
  • Un souci du détail irréprochable, avec un état d’esprit axé sur les processus et une organisation sans faille.
  • Être une personne orientée vers les solutions et dotée d’une éthique de travail rigoureuse.
  • Une aptitude à se familiariser efficacement avec de nouvelles plateformes, de nouveaux outils et de nouvelles tâches.
  • Faire preuve de sang-froid sous pression et s’épanouir dans des situations de stress élevé.
  • Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit.

En outre, le candidat idéal devra :

  • Avoir une expérience de travail dans le secteur de l’événementiel.
  • Avoir l’esprit d’initiative.
  • Apprécier les processus et aimer chercher des moyens de les simplifier.
  • Posséder une compréhension des écosystèmes des startups, de la transformation numérique, de l’innovation et de la manière dont les organisations se développent et évoluent.

Tâches et responsabilités

  • Coordination de la logistique des événements.
  • Recherche de fournisseurs et coordination des achats.
  • Gestion des données / listes.
  • Coordination des bénévoles et des tâches liées à l’événement. 
  • Coordination des sous-traitants et des partenaires pour les tâches confiées à des tiers.
  • Préparation de rapports d’événements sur la logistique et l’expérience globale avec les fournisseurs.

Environnement de travail

Bien qu’il soit impossible de prévoir exactement comment se déroulera une semaine de travail, votre temps se répartira probablement comme suit :

  • 30 % de réunions et de documentation.
  • 40 % sur les processus, la planification et l’exécution.
  • 10 % de recherche et de communication avec les fournisseurs.
  • 10 % de coordination des bénévoles.
  • 10 % sur autres choses.

Pendant les heures de travail, vous devez être généralement disponible sur Slack, Wrike, et par téléphone/vidéoconférence si nécessaire. Nous avons fixé le lundi et le mercredi comme étant des jours de réunion, et nous travaillons actuellement à distance en tant qu’équipe. Le bureau (1361-2 avenue Greene à Westmount) reste disponible pour les employés qui préfèrent travailler à partir d’un bureau, et à l’occasion l’équipe se réunira en personne pour des réunions et des séances de brainstorming. Le coordinateur d’événements devrait idéalement commencer à travailler au bureau pour se familiariser avec les systèmes et les processus et, une fois qu’il aura bien compris le flux de travail, il aura la possibilité de travailler de chez lui ou du bureau selon les besoins.

Autres détails

Matériel

Nous vous fournirons un ordinateur dédié qui restera la propriété de l’organisation. Des ressources supplémentaires liées au poste seront fournies si nécessaire.

Objectifs

Vous serez évalué en fonction de :

  • Votre capacité à travailler et à communiquer avec différentes parties prenantes et fournisseurs.
  • Votre capacité à mener à bien des tâches avec un minimum de supervision.
  • Votre attention aux détails et à la préparation de rapports.
  • Votre capacité à trouver des fournisseurs rentables et de qualité.

Vacances et avantages

Il s’agit d’un poste à temps plein dans la province de Québec. Il comprend 2 semaines de vacances payées, plus les jours fériés convenus par l’organisation de temps à autre. Lors d’événements, on peut s’attendre à ce que vous soyez sur place, et vous devez être en mesure de voyager avec un passeport valide si nécessaire. Étant donné que l’équipe peut être appelée à voyager, Embrase a mis en place une politique de vaccination COVID obligatoire pour tous les employés à temps plein.

Nous disposons d’un programme de répartition des bénéfices auquel les employés participent en fonction de l’ancienneté du poste et du temps passé au sein de l’organisation, structuré de manière similaire à un plan d’options. Notre objectif est que tous ceux qui contribuent à un événement bénéficient de son succès d’une manière claire et équitable. De plus amples détails sur cette rémunération, ainsi que des informations supplémentaires sur nos systèmes et programmes, sont disponibles sur présentation d’un formulaire de non-divulgation approprié.

* L’usage du genre masculin a pour unique but d’alléger le texte.

Intéressé(e) ? Postulez dès maintenant !

Veuillez envoyer un courriel à info@embrase.com incluant le nom du poste pour lequel vous postulez, une brève introduction, votre CV, et toute autre information que vous jugez pertinente.

Toutes les candidatures seront évaluées, mais seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s pour un entretien.